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クレームという程じゃないけれど…「あの事務員さん、もっとこうしてくれたらいいのに!」ってこと、ないですか?

あったら、どんどん教えてほしいんです。

仕事をしていると、不満を言いたくなる場面はたくさんありますよね。真っ先に相手の顔が思い浮かんだあなたは、すぐにでも気分転換が必要かも…

でも、今日のテーマは、それとは少し違います。いうなれば「“顔の見えない相手”に対して言いたいことって意外とあるよね」という問題なんです。

事務員同士で言いたいことをいえる環境がない

事務員の仕事相手の多くは、別の事務員さんです。他の取引先だったり、役所や金融機関だったり。でも、事務員同士の横のつながりって、そう強くはないですよね。

近隣の事業所の事務員さんなんかだと、なにかの講習会で顔を合わせることくらいはあるかもしれません。でも、仕事の話でざっくばらんに話す機会って、ほとんどない気がします。

だから「とくに面倒でもない頼み事や提案なんかも気軽にはしづらい…」そんな感じがするのです。そこんところ、事務職の皆さんはどう思ってるのかなーと。

“ホッチキスの留め方”に一言申したい、けど申せない…

事務リーダーの経験から一つ、しょーもない例を挙げてみますんで帰らないでくださいよ。

たとえば、ホッチキス(ステープラー)に関する些細な出来事について。ちなみに、これは未解決問題であります(というほど重大なものでもないんだけど)。

①招かれざるホッチキス

取引先の“とある問屋さん”は、とても仕事が丁寧。うちにはいつも大量の請求書が届くんですが、それを案件ごと(いわゆる“現場毎”)に整理して郵送してくれます。

その際、請求書がゴチャゴチャにならないように、まとまりごとにホッチキス留めをして送ってくれるんですが、これがうちにとっては不都合なんです。

なぜなら、その請求書は“現場毎”ではなく「“現場用”と“経理用”」に分ける必要があるから(正・副・控えの3部から、正本を除いた2部を送ってもらっている)。

ものによってはコピーを取らなくてはないものもあります。まとめてコピーとなると、それこそホッチキスは大敵。

せっかくキレイに留めてくれた書類なのに、いつも「開封と同時にホッチキスをすべて外す」というところから作業が始まるんです。

これ、相手に言えないんですよね。

明らかに相手は親切心から「良かれと思って」やってくれていることですから。

正直にいえば、封筒の中で請求書の順番がばらばらになることなんてないし、いっそのことホッチキスやクリップなどせず、ゴソッと送ってくれた方が余程ありがたい。

だけどこの件で、わざわざ電話をかけて「ありがた迷惑だったのね」と思わせるのは、まったくもって本意じゃないんですよ。

これが社内の人間に対してなら、気軽に「どうせ外すホッチキスだし、手間かけなくていいですよ」とか「余計なことしないでね♪」とか言えるのに。

もしもどこかで、名前も顔も知らないその事務員さんに会って話ができる機会があったら、どうかその時は

「いつも整理された書類をありがとう。けれども、ホッチキスはもったいのうございます」

というようなことを上手に伝えられたらなぁ…そう思っているのだけれど、そんな機会はこれからも訪れそうにありません。

②そしてホッチキスははじけ飛んだ

また別の取引先である“とある外注さん”とのホッチキス話。ここも独自の請求書をホッチキス留めで届けてくれるんですが、困るのはその“留め場所”。

ここからの書類は、毎回必ず「2穴パンチ」と被る位置にホッチキス留めされてくるのです。


コクヨ 穴あけパンチ 2穴 ラクアケ 用紙サイズガイド付 52枚 青 PN-G52B

うちでは請求書をひもで綴ったりフラットファイルに収めたりするため、穴あけパンチで上部か左側に穴をあけます。

ぴったり真ん中に合わせてパンチ!すると、ここの請求書だけがホッチキスがはじけ飛ぶ位置に留められているんです。それも片方だけがはじけ飛ぶよう、寸分たがわぬ位置に毎回です。

書類に保管用の穴をあけるのはこちらの都合ですから、相手の不手際とまでは言えません。

ですが、書類にパンチで穴あけするというのは、一般的な事業所ならどこでもやっている普通の作業でもあります。役所でさえ、契約書だろうがなんだろうがガンガン穴あけて保存してるからね。

そのため、どこかに提出する書類は本文はもちろんのこと、製本用の留め具や契印、捨て印、収入印紙などの位置は、端にかからないようにするのが無難だと思います。

この件についていえば、こちらはホッチキスが外れるのを承知で穴をあけ、また留めなおすだけの問題です。たいした手間じゃありません。

それこそわざわざ電話をかけて、向こうから「面倒くさい会社(担当者)だな…」と思われるんじゃ…そんなことを考えているうちに、ここ何年もの間、毎月のように一本ずつホッチキスの針は裁断され、はじけ飛び続けているのです。

事務員は横のつながりが少なくて改善の機会を逃しがち

経営者や営業さんを始め、外とのつながりのある仕事というのは、大雑把にいえば“交渉”で成り立っています。互いの言い分や思惑、条件のすり合わせ…などなど。

だから、そこに何か障害や問題が起これば、自然とクレームが生まれます。それとは反対に利益が発生すれば、好意的なリアクションが返ってきたりもします。

良くも悪くも、相手の反応がある仕事です。

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一方で、私たちのような事務員のまわりはどうかというと…比較すると、やはり誰かの反応を実感できる機会は多くないように思います。

事務所に出入りする限られた相手以外の、多くの面識のない人たちの中で仕事をしている。そんな事務員さんが多いんじゃないでしょうか。

営業さんとの違いが表れるのは「その電話の相手と面識があるか」という点でしょう。

アポイントであったり打ち合わせであったり、営業さんの電話の先には「その人の顔を知っている誰か」がいます。

電話を取る本数で言えば社内で有数の事務員。もちろん知っている相手からの電話も数多く受けますが、その相手の顔や“ひととなり”まで知っているかというと…

声や応対で「こんな人だろうなー」なんて妄想するのが関の山。実際に会ってみたら、想像と違ってビックリ(きっと相手も)…ということが珍しくないんですよね。

だから仕事上の付き合いがあるにも関わらず、相手に「言いたくても言えない」「ちょっとした要望を伝えられない」ということが、結構あると思うのです。

そしてそれ故に、よかれと思ってしたことが相手にとっては不必要な、いわば“ありがた迷惑”な状態になってしまう。

そして、そんな事になっているとは気が付かないまま「互いにとって無駄な仕事をし続けてしまう」という悲劇が繰り返されているんでしょう。

例えていうなら「どちらから年賀状やお歳暮送るのやめるか探りあってる状態」みたいな。本当はどっちも辞めたいと思ってるのに、というね。

いや、そこには相手のための善意しか存在しないんだから、ちょっと違うか。「好意でおかずの差し入れを続ける人と、まったく味付けが合わなくて処置に困る人」って感じかな…

対等な関係だからこそ意見が聞こえてこない

私が客の立場で、たとえばモニターとして意見を求められたなら、改善すべき点として答えることもできるのでしょうが…あいにくそのような関係じゃないので、互いにチャンスを逃しているんでしょうね。

相手が直接伝えられない不平不満の中には、相手のためになるだけではなく、自分の仕事の効率をアップさせるためのヒントがあるかもしれない。

面と向かって伝えるには勇気がいるし、角も立ちますから。せめてネット上で、普段事務員に対して言えないことなど募集してみようかと思った次第です。

よかったらコメントいただけると嬉しいです。本日もお仕事お疲れ様です。

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