税務署

一般取引資料せん(売上、仕入、費用及びリベート等に関する資料)の提出を、光ディスク等を利用して行う方法を解説します。

提出依頼の封筒には10数枚の手書き用紙が同封されていますが、全てを手書きでこなすのは一苦労。

取引先すべてにゴム印を用意しているわけもなし。取引銀行欄をはじめとして、記入欄は狭くて書きづらい…作成は“取引先ごと”ではなく“収集項目ごと”なので、自然と枚数も多くなってしまいます。

というわけで、次回以降の提出にもデータの応用がきく“エクセルでのデータ作成”について解説します。

一般取引資料せん 作成の手引き

さっそくですが、資料を作成していきましょう。作成準備編・データ入力編にわけて説明します。

一般取引資料せん ~データ作成準備編

データ提出用の媒体(光ディスク等)については、各自で用意する必要があります。また、提出したディスク等は返却されません。

光ディスク等

提出に利用可能な媒体は“FD”、“MO”、“CD”、“DVD”です。

データ作成用の入力フォーム(Excel形式)は、国税局サイトからダウンロードが可能です。

ダウンロードをする際の注意

各地域を管轄する国税局によって、提供しているエクセルファイルが異なります。利用にあたっては、管轄を確認したうえで、適切なファイルを入手するようにしましょう。

一般取引資料せんデータ入力用ファイル提供元 一覧
国税局(所) 都道府県名
札幌国税局 北海道
仙台国税局 青森県、岩手県、宮城県、秋田県、山形県、福島県
関東信越国税局 茨城県、栃木県、群馬県、埼玉県、新潟県、長野県
東京国税局 千葉県、東京都、神奈川県、山梨県
金沢国税局 富山県、石川県、福井県
名古屋国税局 岐阜県、静岡県、愛知県、三重県
大阪国税局 滋賀県、京都府、大阪府、兵庫県、奈良県、和歌山県
広島国税局 鳥取県、島根県、岡山県、広島県、山口県
高松国税局 徳島県、香川県、愛媛県、高知県
福岡国税局 福岡県、佐賀県、長崎県
熊本国税局 熊本県、大分県、宮崎県、鹿児島県
沖縄国税事務所 沖縄県

必要なファイルがダウンロードできたら、さっそくデータを入力していきましょう。

一般取引資料せん ~データ入力編

それでは実際に、札幌国税局から提供されているファイル(ファイル名:file ファイルの種類:Microsoft Excel 97-2003)を開いてみます。

資料せん1

全体を表示していると細かくて見づらいので、拡大表示しましょう。

キーボードの[Ctrl]キーを押しながら、マウスのホイールをコロコロ。お好みの大きさに拡大・縮小してください。

資料せん2

古いエクセルファイルのお約束で“Sheet1~3”までありますが、入力するのはSheet1のみでOKです。

取引ごとに18ある項目のうち、入力が必須となっているのは以下の9項目です。

  • 1.取引先の住所又は所在地
  • 2.取引先の氏名又は名称
  • 7.取引内容
  • 8.取引等の年月日
  • 9.決済取引区分
  • 10.金額
  • 11.決済方法
  • 16.提出者の住所又は所在地
  • 17.提出者の氏名又は名称

その他の項目は任意での入力のため、省略して問題ありません。取引先の電話番号や取引銀行も省略可。意外と入力すべき項目数は多くないですね。

参考までにサンプルを作成しました。次の画像をごらんください(クリックで拡大)。

サンプル

以下、項目ごとの補足説明です。

入力必須項目の説明

1.取引先の住所又は所在地

都道府県名は省略可。町村については「郡」から入力。

2.取引先の氏名又は名称

個人名の場合は、姓と名の間に“全角スペース”。
略称を用いる場合の例:株式会社⇒○(株) ×㈱ 外字は使用しない。

7.取引内容

仕入・外注費・接待交際費・賃借料などの収集項目について、区分に従って2桁の半角数字を入力。入力するセルにカーソルを合わせると、取引別番号が別枠で表示されます。

8.取引等の年月日

決済または取引のあった年月日を入力。

決済年月日…支払をした日 など
取引年月日…請求が発生した日 など

9.決済取引区分

決済・取引どちらを基準にしてもOK。おすすめは、ここで2の「取引」を選択すること。それによって項目11(決済方法)の入力を省くことができ、手間が少なくて済みます。

10.金額

金額を半角入力。桁区切りのコンマは入力しない。シート全体にいえることですが、セルの書式設定で“表示形式”を変更したりしないこと。入力はすべて“文字列”のまま行います。

文字列

11.決済方法

現金・小切手・手形・振込など、区分に応じて半角数字を入力。項目9で「2」を選択の場合、省略可。

16.提出者の住所又は所在地

会社等の住所を入力して、下までコピペ。

17.提出者の氏名又は名称

会社名等を入力して、下までコピペ。

・・・・・

以下、収集項目の数だけコピーして入力します。入力が完了したら、ファイルを[名前を付けて保存]します。

・ファイル名は提出者名にする

例:ひよこ商事=「hiyokoshouji(.xls)」のようにファイル名を変更。

提出用ディスク(CD)への書き込み

あとは、完成したファイルをディスクに書き込み、同封されていた「一般収集資料せん合計表(提出用)」と一緒に提出するだけです。提出には、これも同封の返信用封筒が利用できます。

ディスクへの書き込みについて不明な点がある場合は、当ブログの記事『【算定基礎届】電子媒体による提出 ディスクへの書き込み手順を画像で解説』内にある”「SHFD0006」をCDに書き込む”以下の内容を参考にしてください。

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