PCメール

先日のこと。いつも署名ありのメールを送信していた上司の一人が、その都度“メモ帳から署名をコピペして追加”していたという、衝撃の事実が発覚。

署名の設定をしてあげたら「ガハハ」と笑ってましたが、その場にいたうちの役員も「イッヒッヒ(そんなのやったことないよ)」との反応。大丈夫かよ、うちの会社。

というわけで、今回は「メール本文の最後に自動で署名(発信者の連絡先)を挿入する方法」について。仕事で使われる代表的なメールソフトの一つ、“Microsoft Outlook2013”を例に解説します。

それではさっそく手順を追ってみていきましょう。

メーラーで“署名”を設定する

Outlookを起動したら、左上の[ファイル]タブをクリックします。

署名1

左のリストから[オプション]を選択。

署名2

[基本設定]の下にある[メール]をクリックします。

署名3

メッセージの設定変更画面に切り替わるので、右下の[署名(N)]ボタンをクリック。

署名4

すると「署名とひな形」というダイアログが開きます。

署名5

赤枠の[新規作成(N)]から署名の名前を設定し、[OK]を押します。

POINT!

用途に合わせて複数の「署名」を作成しておくことで、メールに挿入する署名を使い分けることができます。

次に署名の編集をします。

署名6

「署名の編集(T)」スペースに記入した内容が、そのまま自動でメールの末尾に挿入されます。フォントや文字サイズもここから変更できます。

すべて手打ち入力してもいいですし、ネット上で公開されているテンプレート(ひな形)を利用することで、アクセントのある署名も簡単に作ることができます。

署名7

編集例として一つ作ってみました。テンプレートはSHOMEI DESIGNさんで入手したものを利用しています。

署名が作成できたら、既定の署名を選択します。

署名8

赤枠で囲まれた箇所の設定が、新規作成したメールや返信メールに反映されます。メールアカウントや署名が複数ある場合は、ここから選択します。

設定が終わったら[OK]ボタンで終了します。

試しに、ホームの[新しい電子メール]から、メールの新規作成をしてみてください。

署名9

ごらんのように署名が表示されていれば成功です。

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