メール

お世話になっております。届き始めたお中元をリスト化し始めた、事務リーダーがお送りします。

うちの会社では、届いたお中元の一部を、お盆休み前に社員全員で山分けするんですよ。ジャンケンとかして。ビールとか、乾麺とか…さすがにこれは、給与の現物支給にはあたらないよね?

事務員は会社の便利屋さん

うちの会社には年配の社員・役員も多く、わりと電子機器周りの扱いが苦手な人が多いです。

上司がフラッシュメモリ片手にやってきて、「エクセル(ファイル)入れといたからPDFに(変換)してくれる?」なんて光景もザラ。

そういう時は、あえてやり方を指南するより、そのまま引き受けて“メカを自在に操れる事務リーダー君”として過ごしてます。実際には、ボタン一つで終わる作業もたくさんあるんですけどね。

一般消費者にとってカスタマーセンターやサポートデスクがあるように、“社内ヘルプデスク”としての役割というのも、中小企業の事務員の在り方の一つかなーと。

このご時世、社内ヘルプデスクとして求められる資質はただ一つ。解決策を“検索できる力”、これに尽きます。ネットのみんなが懇切丁寧に教えてくれるんだから、そうそう困る事なんてないですしね。

上司には上司の、現場には現場にしかできない仕事があって、稼ぎは彼らが持って来てくれる。ある意味で“生産性0”の僕みたいな事務員は、喜んで雑務をこなしてりゃいいんです。

いうなれば内助の功。数字に表れない仕事をコツコツこなす、プロ主婦的感覚。そう割り切ってしまう事が、地味な事務作業を続けられる一つのコツですね。

物干し

その会社が“良き旦那様”なら、こちらの仕事はちゃんと評価してくれる…はず。評価してくれ。

その一方で、単にこちらの負担になるような仕事は、なるべく楽できる方法に切り替えていくことも大切ですけどね。

それにしても、同じ整頓作業でも“家事”となると億劫で遅々として進まないのに、職場だと他の仕事そっちの気でしたくなる不思議。人んちの整頓は楽しい、みたいなとこありますね。

なんだかいきなり弱小事務員の仕事論で始まりましたけど、要するに「職場のいろんな雑務を任される事務員さん、いつもお疲れ様。」ってことです。

普段、職場の事務機器周りの管理をしている方も多いかと思いますが、今回はそんな中から“メールソフト”について少し調べてみました。

仕事で使われているメールソフトを調査

メールクライアント

ところで、職場のメールソフト(=電子メールクライアント、メーラー)は、何を使ってますか?

一般社団法人日本ビジネスメール協会による「ビジネスメール実態調査2016」によると、仕事で利用しているメールソフトの第1位は「Gmail」で、全体の約4割。第2位が「Outlook」で、全体の約3割となっています。

以下、同協会サイトより引用です。

仕事で利用しているメールソフトは「Gmail(Google Apps含む)」(39.93%)、「Outlook」(30.80%)、「Yahoo!メール」(10.75%)、「Thunderbird」(10.17%)、「Windows Live メール」(10.10%)と続きます。メールソフトの種類も多様化しています。相手が何を使っているか分からない以上は、自分が使用しているメールソフト固有の機能は使うべきではないといえます。

この調査によると、昨年時点で既にGmailがシェアトップなんですね。

個人利用においては、特に格安スマホ・格安SIMの利用拡大の影響もあり、Gmailのシェアが広がっているなーという感覚でしたが、ビジネス利用でもそうなっていたとは。ちょっと意外でした。

Windows7において、それまで標準で搭載されていた「Outlook」が無くなったというのも、シェアの変化に大きな要因となりましたね。

事務ブログ訪問者の利用環境ついて

ちなみに、今月このブログを訪れた方のOSおよびブラウザの割合はこんな感じです。

利用状況1
利用状況2

ブログ界全体では、現在はスマホからの閲覧者が半数を超えているとか。ですが、うちのブログはご覧の通り。デスクトップ比率が約85%です。

ブラウザもIEとChromeが9割方を占めています。仕事用PCから見てくれている方も多いのでしょう、標準搭載のクライアントの割合がとても多いことがわかります。

というわけで、おそらくメーラーも「Outlook」や「Windows Liveメール」を使っている方が多いんじゃなかろうかと思います。

定番の電子メールクライアント“Microsoft Outlook”

さらに言えば、利用全体の1割を占めていた「Windows Liveメール」のサポートが2017年1月10日に終了*したこともあり、Outlookに舞い戻ってきたという方も多いんじゃないでしょうか?

*Essentials 2012 リリース ノート

“Outlook Express”時代からの慣れ親しんだ使い勝手に(といっても色々と変わっているんですが)、安心感を覚えている方も多いはず。

個人的には、いろいろと自分好みに設定できるThunderbirdなんかを使ってましたけど、うちみたいな会社内では、利用ソフトに関しては統一してあった方が都合がいいんです。

なにせ、みんな自分で設定とかしないんでね。そこも事務員の仕事です。トラブルがあった時に、対処しやすいに越したことはありません。

先日、社内でこのメールソフトについて驚くような出来事がありまして…次回はそこんとこ、ちょっと聞いてやってください。

次の記事:メール本文に署名を追加する【Outlook2016、2013】

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