PCとCD

算定基礎届に使う“届書作成プログラム”について、電子媒体(CD・DVD)によって提出をする際の“ディスクへの書き込み(保存)の仕方と注意点“について確認します。今回は画像大盛り。

と、その前に…

届書作成プログラムの使用中、初めて遭遇したエラーについて書いた前回の記事『【算定基礎届】被保険者情報CDからのデータ取り込みに関するエラーを解決』ですが、記事をアップした6月20日以降、アクセスが増え続けていて驚いています。自分で言うのもなんですが、地味で目立たない事務ブログにあるまじきアクセス数です。

当初は、エラーが出たのも「最近、専用PCの調子がよくないせい?」と思っていましたが、結果的には個別の原因ではありませんでした。OSの新旧にかかわらず問題がでているとのことですので、作業中にエラーが出て困っている方は、そちらの記事が参考になるかもしれません。よろしければご覧ください。

各種社会保険関係届の電子媒体申請

PCコーヒー

日本年金機構が提供する“届書作成プログラム”では、健康保険や厚生年金保険、雇用保険などの適用関係書類を作成することができます。算定基礎届の他、賞与支払届や月額変更届など、届書作成プログラムを利用する機会は度々あることと思います。

各種届書の提出にあたっては、電子データを書き込んでCDやDVDで提出できる“電子媒体申請”が便利です。提出データの容量からいって、まずDVDのお世話になることはないでしょう。たいていの事業所では、CDにデータを書き込んで提出することになると思います。

提出に利用するCDですが、別途新しいものを用意する必要はありません。年金事務所から届く「磁気媒体届書作成プログラム収録用被保険者情報(通称:被保険者情報CD、ターンアラウンドCD)」を、収録されたデータを取り出したのち、提出用CDとして再利用することができます。

変わる電子媒体 PCから消えた”Aドライブ”

フロッピー

余談ですが…

ベテラン事務員の方なら、以前はフロッピーディスク(FD)で電子データを提出していたことをご存知かと思います。というか、つい数年前まではFDが現役でしたよね。

当時すでに、ノートPCをはじめとしてFDを使用できるドライブが付属していないPCが主流になっていました(と思う)。社会保険関係など、一部の公官庁ではまだまだ「電子媒体といえばフロッピーディスク」という状況だったため、社内に外付けのFDドライブが転がっていたのを思い出します。

↑こんなの。

一般的なWindowsパソコンでは、ドライブ(駆動装置)といえば「Cドライブ」から始まります。AとBが無いのは、かつてフロッピーディスクのドライブがそこに割り当てられていたからなんですね。まあ、本題とは何の関係もありませんけど。

ただ、提出に利用する電子媒体がフロッピーディスクからコンパクトディスク(CD)へと移ったことで、届書のディスクへの書き込み手順が多少変化しました。その点も踏まえて、次から具体的な手順に入っていきます。

なお、今回の記事では「電子データのディスクへの保存」についてのみ取り上げています。届書作成の基幹部分である社員情報や報酬額等の入力手順については触れていませんので、ご了承ください。

被保険者情報CDからのデータ取り込みについては、前回の記事『【算定基礎届】被保険者情報CDからのデータ取り込みに関するエラーを解決』を参考にしてくださいね。

電子媒体への書き込み手順

それではさっそくCDへの書き込み方法について、順を追って見ていきましょう。まずは、CDに書き込むためのファイルを準備します。

CSVファイル「SHFD0006」を取り出す

まずは届書作成プログラムを開きます。

提出ファイル作成

「提出ファイルを作る」から[CD・DVD用(Q)]をクリックします。

算定基礎ファイルを開く

編集済みの保存ファイル「○○○.jkk」を開きます。参考画像では「2017算定基礎届.jkk」というファイル名になっています。

ファイル作成画面

「作成先フォルダ保存場所」から[参照]をクリックし、提出ファイルの保存先を指定します。赤枠で囲まれた注意書きの通り、ここではCDドライブを指定することができません。つまり、届書作成プログラムを通じて直接CDに書き込むことはできません。

ここがFD提出時代と異なる点で、FDへは直接Aドライブを指定してファイルを書き込むことができていました。媒体がCDに変わったことにより、データの書き込みは“各自のPCに備わった書き込み機能”を利用することになりました。

ともかく、直接書き込むことができない以上、ひとまずデスクトップにでも保存しておきます。ファイルの保存場所さえ見失わなければ、好きなところに置いて作業してOKです。

SHFD0006

できあがったフォルダ「001」を開いていくと、「SHFD0006(.csv)」というファイルがあります。

提出するCDに書き込むのは、この「SHFD0006」というファイル1つのみです。

「001」フォルダに一緒に入っていた「INDEX(.ini)」をはじめ、他の一切のファイルを一緒に書き込んではいけません。あまつさえ、ご丁寧にフォルダをZIP化して書き込んだりしないように。年金事務センターにおいてデータが読み込めず、再提出となる恐れがありますので、くれぐれもご注意ください。

被保険者情報CDのディスクを消去する

ファイルが用意できたので、次にCDへ書き込むための準備をします。

提出用のディスクとして「被保険者情報CD」を再利用するためには、まずディスクの消去をする必要があります。CDの中身を空っぽにすることで、新たなデータを書き込むことができるようになります。

まずは、デスクトップ上で【[Winキー]+[E]】を同時押しします。

ディスク消去

コンピュータ(Windows7での呼称。OSによっては「PC」や「マイコンピュータ」と表示されます)から、CDドライブ(参考画像では「DVD RWドライブ(E:)」というのがそれです)を右クリック⇒[このディスクを消去する(H)]をクリックします。[フォーマット(A)]ではありませんのでご注意ください。

ディスク消去2

「ディスクを消去する準備ができました」と表示されるので[次へ]をクリックします。

ディスク消去中

お待ちください…

ディスク消去完了

これでディスクが消去できました。[完了]をクリックします。

念のため、ディスクが空っぽになっているかを確認しておきます。「コンピュータ」からCDドライブを右クリック⇒[プロパティ(R)]をクリックします。

ディスク空き領域

ご覧の通り、ディスクの使用領域が“0バイト”と表示されていればOKです。

「SHFD0006」をCDに書き込む

いよいよ、提出ファイルをディスクに書き込みます。まずはCDドライブをダブルクリックします。

ディスクの書き込み

「CD・DVDプレイヤーで使用する」にチェックを入れたら[次へ]をクリックします。

ディスク空

このように表示されていれば、書き込み可能な状態になっています。書き込み可能なファイルとして他にも何か表示されている場合(「desktop.ini」など)は、削除してしまって構いません。そうすると、この状態になります。

二つのフォルダを並べて開き、「SHFD0006」をCDドライブにドラッグ&ドロップします。

D&D

ファイルを左クリックしたら、そのまま指を離さずに画像の位置まで持っていき、そこで指を離せばOKです。わかりづらければ「コピー⇒貼り付け」でも同じことができます。

ディスクに書き込む

「ディスクに書き込む準備ができたファイル」と表示が変わったら、左上の[ディスクに書き込む]をクリックします。

ディスクへの書き込み

そのまま[次へ]をクリックします。

ディスクに書き込み中

お待ちください…

書き込み完了

提出用ディスクができあがりました。[完了]をクリックします。

念のため、ディスクへの書き込みがきちんとできているかどうか中身をチェックします。

ディスク確認

CDドライブをダブルクリックします。

ディスク確認OK

「現在ディスクにあるファイル」として「SHFD0006」が表示されていればOKです。

【電子媒体申請】提出用CDへの書き込み手順 まとめ

  1. 編集済みの「JKKファイル」から、提出用ファイルをデスクトップなどに作成する
  2. 被保険者情報CDのディスクを消去する
  3. 「SHFD0006」のみをCDに書き込む

以上です。それぞれの詳しい手順は本文をごらんください。

被保険者情報CDを再利用しているため、ケースには事業所情報などが元々ラべリングしてあります。そのまま提出してしまえばOKです。それが気になる方は、届書作成プログラムで印刷できるラベルを貼り付けてくださいね。

今年度の提出期間は平成29年7月3日(月)から7月10日(月)です。作り終えたことに満足して出し忘れることのないよう、気を付けましょう!(自分への戒め)

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