帳簿チェック

先日の記事『紙帳簿は要らない? 売上帳、仕入帳、現金出納帳…帳簿作成あれこれ 』では、帳簿書類の基本についてお話しました。「どうして会社に帳簿を備えなければいけないのか?」「帳簿の保存期間は?守らないとどうなる?」「紙の帳簿は必要か?」といった疑問は、これで解消できたかと思います。

帳簿が必要なのはわかった。紙の帳簿の存在意義についてもわかった。それでもやっぱり…手書き帳簿は面倒だ。

まったくもってその通り!

紙帳簿をもっと簡単に作成したい!

電卓ノート

帳簿を手書きするのは疲れるし、写し間違えれば修正が大変。そうなると当然、仕上がりもキレイにとはいきませんよね。もし、エクセルで入力したデータをそのまま印刷できたら…

ただの入力ミスなら修正も簡単。エクセルが計算してくれるので、入力前に電卓で検算なんてする必要なし。もちろん、誰が印刷しても仕上がりは全く変わらず、キレイで見易い。いいことずくめです。

ということで、ためしに紙帳簿をパソコン印刷してみませんか?市販されているルーズリーフに、こんな感じで印刷することができます。

仕入帳サンプル

売上帳や仕入帳、集金帳に商品出納帳…などなど、帳簿といっても種類は様々ですが、あらゆる“手書き帳簿”に手こずっている方は必見!

手書きとおさらば!エクセルで帳簿作成

パソコン帳簿

用意するものは次の2つ。

  1. 市販されている帳簿用ルーズリーフ
  2. データ入力・印刷用のエクセルファイル

手書きしているいつものルーズリーフに加えて、データ入力・出力用のファイルを使います。必要なファイルのダウンロードについては、次からの説明と合わせてご案内しますね。

帳簿のパソコン印刷に必要なもの

  1. 市販の帳簿用ルーズリーフ
  2. 一番メジャーなのはコクヨの「三色刷ルーズリーフ B5 金銭出納帳」あたりでしょうか。

    この記事作成時点で、Amazonの“帳簿”売れ筋ランキングで1位となっています。というか、やっぱりコクヨつよいなぁ。ランキング上位にずらりとラインナップされてますね。

    事務リーダーも紙帳簿の“がわ”(=バインダー)はコクヨのものを長年愛用しています。ほぼ毎日、開いたり閉じたりを繰り返していますが、一向にガタがくる様子は見られません。とっても頑丈です。

    中に綴じているルーズリーフは、アピカ株式会社製の帳簿リーフを使っています。コクヨに比べれば知名度は低いかもしれませんが、製品は決して見劣りしませんよ。コクヨのものと品質はほぼ変わらず、市販価格でだいたい2割程度安く手に入ります。商品はこんな感じ。

    デザインを比較すると、色合いがほんの少し違ったり「殿⇒様」になっていたりする程度で、レイアウトが大きく変わることはありません。コクヨ製にこだわらない人は一度使ってみてくださいね。なんだかアピカの回し者みたいになってるけど…

  3. 印刷用エクセルファイル

こちらは、事務リーダーが実際に使っているものを用意しました。ダウンロードはこちら↓から。

【ファイルのダウンロード(Excel 2013)】

仕入帳_アピカ(ファイルサイズ:202.69 KB)

普段は、これにいくつかのマクロを組み合わせて入力補助にしています。人によって帳簿の書き方・使い方は様々だと思うので、最低限の「新規入力ボタン*」のみ付けておきました。

新規入力ボタン…ポチっと押すと、そのページ(シート)の入力内容がクリアされ、取引先名が自動で入力されます。また入力開始位置(A5セル)にカーソルが移動します。

自動入力される取引先名は、エクセルの〔開発〕タブ*⇒〔マクロ〕から編集が可能です。デフォルトでは「ひよこ商事」と自動入力されるぴよぴよ仕様となっています。

シートごとに編集したマクロをボタンに設定することで、新規入力時の負担を減らすことができます。マクロについての解説は、準備できしだい記事にしたいと思います。

開発タブを表示するにはExcel2010以降、既定(初期設定)では開発タブが表示されていません。オプションから設定することで、〔ファイル〕〔ホーム〕〔挿入〕…と同じように〔開発〕というタブを表示し、マクロの設定を行うことができるようになります。

開発タブの表示の仕方については、『[開発]タブの表示方法【Excel2010/2013/2016】』をごらんください。

キーボード入力

というわけで、今回ダウンロードするファイルは事務リーダー仕様のため、アピカ 帳簿リーフ リフ304 仕入帳 B5にジャストフィットするレイアウトになってます。

他社製の帳簿用ルーズリーフに印刷する場合は、それぞれのリーフの罫線に合わせて微調整して使ってくださいね。

印刷環境(プリンタ)について

プリンタの機種等によって、設定の変更が必要となる場合があるかもしれません。参考までに、上記の画像を出力した当時の利用環境は次の通りです。

プリンタ:Canon レーザープリンタ Satera LBP3310(画像は後継機の製品です)

ルーズリーフ: アピカ リフ304 帳簿リーフ 仕入帳

他にも富士通製やエプソン製のプリンタで出力したことがありますが、微調整のみで同じように印刷できていました。プリンタの設定で、背面給紙が“真ん中寄せ(中央揃え)”の設定になっていればOKです。

紙帳簿をプリンタ印刷するにあたっての注意点

帳簿用のルーズリーフは一般的なコピー用紙と比べて厚さがあり(といってもハガキほどではないですが)、用紙サイズも厳密にはB5ではなくEXEC(B5より若干幅がある)サイズとなっています。

お使いのプリンタにとって推奨される使用方法ではない可能性もありますので、ご利用に当たっては自己責任でお願いいたします。 万が一、トラブルや被害が発生した場合についても一切の責任は負いかねますのでご了承ください。

紙帳簿にエクセル印刷 まとめ

パソコン帳簿赤

いかがだったでしょうか?紹介するのが10年遅いと言われてしまいそうな内容で恐縮ですが、事務の現場には超のつくほどアナログな仕事・やり方がまだまだ残っているのも事実!きっとどなたかのお役にたてることと信じて、今後とも事務仕事の助けになる情報を発信していきたいと思います。

またのご利用をお待ちしております!ぜひ他の記事ものぞいてみてくださいね。

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