勘定

経理に関わる事務員にとって、終業間際のルーティーンワークといえば“現金照合”です。いわゆる“レジ締め”という作業がこれに当たります。

その日の現金の入出金について、帳簿残高と実際有高に過不足がないかをを調べる。もう少しくだいて言えば『帳面上は現金がいくらあることになっているか(=帳簿残高)』と『手元にある現金を実際に数えたらいくらあるか(=実際有高)』にズレ(=過不足)がないか?ということですね。 現金の金種ごとの枚数と合計額とを勘定し、帳簿残高とピッタリ合えばOK。逆に合わなければ…。

困った

毎日の現金の動きについて、うちでは『現金出納帳』と『現金収支日報』という2種類の一覧表を作成・保管しています。ちなみにこの二つは、会計ソフトが自動で数字をまとめて出してくれます。会計ソフトばんざい。もちろん伝票入力はこちらがするのですが。

そのうちの『現金収支日報』にはその日の帳簿残高が記載されているので、こちらは手元の現金を数えて(札勘定・札勘というやつですね)空欄を埋めるだけです。もちろん金融機関にあるような現金を数えてくれる機械などあるわけもなく、ここだけはひたすらアナログな手作業になります。

以前は枚数・金額をその都度メモ書きし、電卓を叩いていました。しかし誤記入や電卓の打ち間違いなど、しょうもないミスはつきものです。挙句の果てには字が汚くて読めず、もう一度数えなおす羽目になったり…2000円札の欄に書いちゃったり。あの欄、そもそも要るか…?

まあ作業自体はそれほど複雑な内容ではありませんし、昔ながらの手作業でもいいのですが、せっかくなのでこれもエクセルを使って少しだけ改善。数えた枚数を入力するだけで現金過不足を一目で確認できる、シンプルな“現金照合表”を作成しました。

現金照合表の使い方


syougou

ファイルのダウンロードは↓こちらから

【ファイルのダウンロード(Excel 2013)】
現金照合表(ファイルサイズ:11.92 KB)

※ファイルをダウンロードできない場合は、[リンクを右クリック]⇒[対象をファイルに保存]してからファイルを開いてみてください。

使い方はいたって簡単。

  1. 本日の日付を入力する。[Ctrl]+[;](セミコロン)のショートカットキーが便利。
  2. 帳簿残高を入力する。伝票は入力後のこと。
  3. 各紙幣・硬貨の枚数を入力していく。

以上。入力すべき項目はセルの色が薄い緑色で表示されています。

帳簿残高と実際有高が合っていないと『本日現金残高』と『現金過不足』の金額が赤字で表示されます。数字がマイナスになっていれば『実際に手元にある現金の方が少ない』ということです。

ちなみに[ページレイアウト]メニューー[ページ設定]内で[白黒印刷]に設定してありますので、印刷時にはセルやフォントの色は表示されません。もしカラー印刷したい場合は白黒印刷のチェックを外せばOKです。

チェックOK

現金照合という作業は残高がピタリと合っていればそれでよし、一件落着!なのですが、数字が合わない時が本番というか、原因をつきとめて“0”になるまで終われませんからね…。エクセルに入力したデータなら、数字を打ち直すだけで再計算も楽にできますし、終わった後は誰が印刷しても見やすくキレイな表が出来上がります。

ちなみに、うちの会社では現金の代わりに『商品券』で代金を受け取ることがあるため、照合表にも『商品券(500円)』と『商品券(1000円)』の欄が設けてあります。用途に合わせて非表示にするなり、小切手など別の項目に打ちかえて利用してくださいね。

一つの作業につき3分程度の時間短縮でも、一月にすれば1時間。上がる成果が同じなら、工程はどんどんシンプルに、スマートにしていきたいものです。仕事の手を抜くことで楽をするのではなく、一つ一つの作業方法を工夫することで楽をする。作業時間が増える大きな原因の一つは“ミス”によるものですから、ミスの出にくい、ミスをリカバーしやすい仕事に変えていく。

事務リーダーの地道な改善は続きます。

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