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エクセルで個人的によく使うコマンド、『縮小して全体を表示する』。

入力時はバッチリと枠内に表示されている文章が、印刷してみると変なところで途切れている…あんた、ちゃんと納まっててくれるって言ったやん?!(言ってない)定番のエクセルあるあるですね。そんな問題を解決してくれる書式設定、それが冒頭の『縮小して全体を表示する』です。

なのですが、シート全体にこの設定をしてしまえばいいかというと、そうもいきません。折り返して表示したり、逆に豪快にはみ出したりしたい時もあるでしょう。世の中ままなりません。

そこで今回のテーマ!『縮小して全体を表示する』の登場となるわけです。セルに入力された文字を、その枠内にピシッ!と納めてくれる重要コマンド。これ無しでは、いつまでたっても半端なはみ出し野郎のままです。

ただしこの『縮小して全体を表示する』、しょっちゅう使うおなじみのコマンドにもかかわらず、ショートカットキーの割り当ても、クイックアクセスツールバー(上部に表示させられるワンタッチボタンのこと)もありません。つまりその都度、

  1. 設定したいセルを選択し、右クリック
  2. [セルの書式設定]を選択
  3. [配置]タブ
  4. [縮小して全体を表示する ]にチェック

という手順を踏まなければならないのです。これが思いのほか面倒。途中、誰も呼んでいない[コメントの挿入]コマンドが実行されてしまうなどの罠も張り巡らされており、油断できません。なんとかしてもっと簡単に『縮小して全体を表示』させられないものか…

既存のショートカットキーで対応する

実は、ショートカットキーを利用すれば、ある程度は短縮可能です。

  1. [Ctrl]+[1] [セルの書式設定]を呼び出し
  2. [→] [タブを右に移動](配置タブの選択)
  3. [Alt]+[k] [縮小して全体を表示]

こうすれば先ほどより少ない3ステップで、しかもマウスの操作もなく『縮小して全体を表示する』ことができます。それこそ[セルの書式設定]はよく使うコマンドですから、①のショートカットは覚えておいて損はなし!ただし、[縮小して全体を表示する]コマンドをとにかく早く実行したい!という目的を達成するには、まだ少し足りませんね。かくなる上は…

マクロ登録で解決!『縮小して全体を表示する』

結論をいいます。次の通りにマクロを登録して、ショートカットキーに割り当てしてください。

Sub 縮小表示()
Selection.ShrinkToFit = True
End Sub

※マクロの名称(縮小表示)はお好みで変更してください。またショートカットキーの割り当て方法は以下の通りです。

  • メニュー[開発]タブ ー[マクロ]を選択
  • [マクロ]ー[マクロ名]欄で、ショートカットキーを割り当てたいマクロを選択
  • [オプション]をクリック
  • [マクロオプション]ー[ショートカットキー]欄に、割り当てたいキーを入力
  • [マクロオプション]ー[OK]をクリック
  • [マクロ]ー[キャンセル]をクリック

ちなみに事務リーダーはというと、ショートカットキーの割り当てに[Ctrl]+[m]を利用しています(「m」=ミニのイメージで)。基本的なことですが、マクロのショートカットキーの割り当ては、誤操作の心配が少ないもの([Ctrl]+[Shift]+○○などの形式)が無難です。このコマンドに関しては、マクロの動作自体が非常に単純であり、誤操作による被害の心配が少ないことから、せっかくキー割り当てが「空き」状態の「m」を利用することにしました。

さて、無事に設定できましたか?マクロについては、ここで一から説明するのは無理なので割愛します(というか事務リーダーも基本的なことしかわかっていない)。使えるようになれば確実に日々の業務の助けとなるので、ぜひ一度調べてみてくださいね。今後、ブログの中でも紹介する機会があると思います。

ちなみに、マクロの編集をするためにはまず“[開発]タブ”を表示させる必要があります。やり方については[開発]タブの表示方法【Excel2010/2013/2016】でご確認ください。

ともかくこれで、ショートカットキー一発(事務リーダーの場合は[Ctrl]+[m] )で[縮小して全体を表示する]の実行が可能になりました。快適!

ついでに、縮小表示の解除(セルの書式設定ダイアログでいうところの、[縮小して全体を表示する]のチェックを外した状態にする)のマクロも設定しちゃいましょう。登録するコードは次の通り。

Sub 縮小解除()
Selection.ShrinkToFit = False
End Sub

さきほどの逆にするだけです。例によってマクロ名は変えてもOK。事務リーダーは、ショートカットキーの割り当てに[Ctrl]+[j]を使っています(「j」=ジャンボのイメージ。覚えやすいでしょ)。

二つを交互に使ってみてください。[縮小して全体を表示する]のチェックをつけたり外したりするのと同じ動作が、ダイアログを閉じることなく確認できると思います。これで今回の問題は解決!ありがとうございます、ありがとうございます!

前回の記事(ショートカットキー一覧表 Ctrlキー編)で判明したショートカットキーの「空き」。その事務リーダーなりの利用方法がこれです。よかったら使ってみてください。

ひよっこ事務リーダーを自称している通り、マクロ(Excel VBA)についてはまったくの素人です。ですが、ネット上には懇切丁寧に解説してくれているサイトが山ほどありますね。それらを参考に、日々の仕事に役立つマクロを組んでは、定時退社の助けにしています。ぴよぴよ事務員の勉強は続く…

とはいうものの、アナログ人間の事務リーダーにとってはネットもいいけど書籍の方が。手元に1冊あると必ず役に立つ1冊です↓

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